¿Qué son los Sistemas Informáticos de Facturación o SIF?

Los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) son programas o herramientas diseñadas para crear, emitir y registrar facturas cumpliendo con los requisitos legales establecidos por la Agencia Tributaria. Estos sistemas están en el punto de mira por la entrada en vigor de la normativa Verifactu, que establece nuevas obligaciones para los SIF que utilizan autónomos y empresas.

Te resolvemos las dudas sobre qué es un SIF, qué no lo es, sus requisitos, la relación con Verifactu y las ventajas de usarlos.

¿Qué son los SIF o Sistemas Informáticos de Facturación y para qué sirven?

Un Sistema Informático de Facturación es un programa que sirve para emitir facturas cumpliendo con todos los requisitos técnicos y legales que recoge la Agencia Tributaria. 

La normativa establece que los SIF están obligados a garantizar la integridad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Esto permite que haya un mayor control contable y fiscal para evitar posibles fraudes.

Según la Agencia Tributaria, un SIF debe ser capaz de:

• Admitir la entrada de información por cualquier método, por ejemplo, introducir los datos manualmente, importar en el SIF datos de otros sistemas o recibir en el SIF de forma automática datos de otros sistemas. 
• Conservar la información de facturación aunque ya se haya emitido la factura.
• Procesar la información para poder generar libros de registro de IVA o IRPF, la contabilidad o cualquier otro documento necesario para cumplir obligaciones tributarias.

Qué no es un SIF

No todo programa o herramienta que emite facturas cumple con la definición de SIF. Quedan fuera:

• Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets…) que permiten cambiar o borrar datos sin dejar un registro de las modificaciones.
• Plantillas en Word o PDF, solo generan el documento, pero no guardan la información contable.
• Programas que permiten modificar o eliminar facturas sin dejar constancia en el registro de facturación.
• Programas de facturación que no generan el formato exigido por la Agencia Tributaria.

En todos estos casos, el problema es que no se cumplen los principios básicos que exige la ley: integridad, trazabilidad, conservación y accesibilidad de los registros de facturación.

Verifactu: nuevo reglamento para los SIF

Verifactu es el nombre con el que comúnmente se conoce al reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, que fija cómo deben funcionar los Sistemas Informáticos de Facturación para garantizar la integridad y legalidad de la información y prevenir el fraude fiscal.

La norma contempla dos modalidades:

• Verifactu: el SIF envía los registros de facturación automáticamente a la AEAT al emitir una factura.
• No Verifactu: el sistema guarda los registros internamente, bajo condiciones estrictas de seguridad y trazabilidad, pero no los envía a la AEAT automáticamente.

Calendario de aplicación

Estas son las fechas de entrada en vigor:

• 29 de julio de 2025: los fabricantes de programas de facturación deben tener adaptados sus sistemas para cumplir con los requisitos de Verifactu.
• 1 de enero de 2026: las empresas que facturen con un SIF, deben hacerlo con uno compatible con Verifactu.
• 1 de julio de 2026: los autónomos que facturen con un SIF, deben hacerlo con uno compatible con Verifactu.

Requisitos y características de los SIF

El Reglamento Verifactu detalla los requisitos que debe cumplir cualquier SIF. Estos son los más importantes:

• Integridad e inalterabilidad: una vez creada, la factura no se puede modificar sin dejar constancia, tendrás que emitir una factura rectificativa.
• Trazabilidad: cada factura se enlaza a la anterior mediante un código único (hash) lo que permite detectar si falta alguna o si ha habido alteraciones.
• Conservación y accesibilidad: las facturas y sus registros deben guardarse al menos 4 años y poder mostrarse a Hacienda cuando lo pida.
• Formato estándar: el sistema debe generar las facturas en el formato que exige la AEAT para poder verificarlas.
• Código QR: cada factura debe incluir un QR que permita verificarla.
• Declaración responsable: los fabricantes de SIF deben emitir una declaración responsable de que su programa cumple con la ley.
• Capacidad de remitir las facturas a la AEAT: aunque quieras acogerte a la modalidad no Verifactu, el SIF tiene que tener la capacidad de enviar los registros a Hacienda de forma automática.

Ventajas de utilizar un Sistema Informático de Facturación

• Prevención de errores: la numeración, los cálculos y el registro de facturas se gestionan de forma automática y segura.
• Protección de la información: todos los datos quedan guardados sin riesgo de pérdida o manipulación.
• Ahorro de tiempo: reduces tareas repetitivas como numerar, archivar o buscar facturas pasadas.

Sistema de facturación de Taxfix

En Taxfix tienes acceso a un programa de facturación online que ya cumple con los requisitos de Verifactu. Con esta herramienta puedes:

• Emitir facturas con el formato exigido y enviarlas a la AEAT.
• Organizar tu contabilidad en un solo lugar.

Además, si contratas cualquiera de nuestros Packs para autónomos o el Pack empresas tendrás un asesor personal que revisará que tu facturación sea correcta y presentará tus impuestos.

En resumen, un SIF no es un programa cualquiera para hacer facturas, sino una herramienta que te permite cumplir con la ley, proteger tus datos y trabajar con tranquilidad. Y si lo combinas con la gestión fiscal de Taxfix, te olvidas del papeleo y tendrás tu facturación, contabilidad e impuestos bajo control, desde un único sitio.