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La factura electrónica es la alternativa digital a la facturación en papel y ya es obligatoria en algunos casos, como cuando se factura a la Administración pública. En los próximos años, con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, también será obligatoria en todas las operaciones b2b. Y aquí está el quid de la cuestión: cuando llegue ese momento, no todos los formatos de factura electrónica serán válidos.
Una factura electrónica es un documento digital que acredita la venta de un producto o la prestación de un servicio. Tiene la misma validez que una factura en papel, la diferencia es que se emite y recibe por medios electrónicos. Debe cumplir con los requisitos técnicos y legales que marca la Agencia Tributaria.
Recoge los mismos datos que una factura en papel: identificación del emisor y receptor, fecha, concepto, impuestos, precio total… pero se genera, envía y almacena en formato electrónico. Esto facilita su conservación y tratamiento automático a través de programas de facturación.
La factura electrónica puede usarse de forma voluntaria en la mayoría de los casos. La única excepción es cuando se factura a la Administración pública, donde su uso es siempre obligatorio. Por otro lado, está la factura electrónica obligatoria b2b, se convertirá en un requisito legal para todas las operaciones entre empresas y autónomos (b2b) cuando se aplique la Ley Crea y Crece.
En una factura electrónica, lo importante no es solo que sea digital, sino cómo está construida la información dentro del archivo. Podemos distinguir los siguientes formatos:
En este formato la factura se guarda como una ‘imagen’ o documento donde los datos (nombre, importe, fecha, IVA…) son visibles para una persona, pero el ordenador no puede leerlos de forma automática. Ejemplos típicos son una factura en PDF creada con Excel o Word, o una factura escaneada.
En este formato la factura se guarda de forma que los programas de facturación pueden leer directamente cada dato y procesarlo sin intervención manual. Para conseguirlo, los datos se organizan en campos concretos (emisor, NIF, base imponible, IVA, etc.) y se transmiten en un lenguaje, como el XML, que los programas entienden.
Los formatos estructurados más comunes son:
Todos ellos son formatos reconocidos por la normativa y usan un lenguaje técnico, como el XML, para garantizar que cualquier sistema pueda interpretarlos correctamente.
Cuando entre en vigor la obligación de la factura electrónica b2b, este será el único tipo de formato válido para emitir facturas en las operaciones entre negocios. Garantiza la transmisión y registro obligatorio en la solución pública de facturación de la AEAT.
Visualmente se parece a una factura en papel, con todos los datos a la vista, pero el archivo no permite que un programa de facturación lea automáticamente la información.
Los datos se organizan en campos técnicos y se guardan en un archivo XML, que se puede leer e importar automáticamente en cualquier programa compatible. Como puedes comprobar, son algo complicadas de leer para el ojo humano 👀
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Cuando la Ley Crea y Crece haga obligatoria la factura electrónica en operaciones b2b, solo se aceptarán formatos estructurados. El objetivo es que todas las facturas puedan enviarse, recibirse y validarse automáticamente entre sistemas, sin introducir datos a mano.
Estos formatos deberán seguir las especificaciones técnicas que establezca el reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece, para garantizar la seguridad en el intercambio de datos.
Y, ¿cuándo será obligatoria la factura electrónica en operaciones b2b? No se sabe fecha exacta, sigue pendiente la publicación de un Real Decreto que desarrolle las medidas. Una vez publicado los plazos son:
Además, Hacienda lanzará una solución pública y gratuita para emitir, recibir y consultar facturas electrónicas. También funcionará como repositorio obligatorio para almacenar todas las facturas emitidas.
Sí, cuando entre en vigor la obligación en operaciones b2b, ni Excel, ni Word, ni PDF serán formatos válidos. Podrás generar una copia en PDF para enviarla o archivarla, pero la factura legalmente válida deberá estar en un formato estructurado que cumpla con la normativa.
Un apunte importante: las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros deberán incluir, durante el primer año desde que entre en vigor la obligación, una copia en PDF junto a cada factura electrónica.
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